업무표는 만들었는데 상태를 적는 방식이 제각각인 경우가 있습니다. 누군가는 “진행”, 다른 사람은 “진행중”, 또 다른 사람은 “작업 중”이라고 씁니다. 표를 꾸미는 것보다 이런 작은 차이를 줄이는 일이 관리에는 더 중요할 수 있습니다.
이번에는 엑셀 업무 진행표를 하나 만들어 보겠습니다. 상태는 목록에서 선택하고, 완료율은 수식으로 계산하며, 마감일이 지난 미완료 업무에는 색이 표시되도록 구성합니다. 매크로나 유료 추가 기능은 사용하지 않습니다.
기본 설명은 Windows 데스크톱 Excel의 일반적인 메뉴를 기준으로 합니다. 버전·운영체제에 따라 명칭과 위치가 다를 수 있습니다. 본문 이미지는 이해를 돕기 위한 AI 제작 설명 이미지이며, 실제 Excel 화면을 캡처한 것은 아닙니다. 셀 주소와 수식은 아래 본문 예제를 기준으로 따라 하세요.
먼저 완성할 구조부터 정합니다
시트를 두 개 만듭니다. 하나는 실제 업무를 기록할 업무, 다른 하나는 상태 항목을 보관할 목록입니다. 처음부터 부서·중요도·승인 단계까지 늘리지 말고 네 개 열로 시작해 보세요.
| 열 | 입력할 내용 | 관리 기준 |
|---|---|---|
| A열 | 업무 | 한 행에 하나의 업무를 텍스트로 입력 |
| B열 | 담당자 | 사람이나 팀 이름의 표기를 통일 |
| C열 | 상태 | 대기·진행·완료 중 선택 |
| D열 | 마감일 | 문자 설명이 아닌 실제 날짜 입력 |
예제는 업무 시트의 A1:D5에 다음과 같이 입력합니다. 이름은 설명용 가명이며 날짜는 연습용입니다. 네 번째 업무의 마감일은 비워 둡니다.
| 업무(A) | 담당자(B) | 상태(C) | 마감일(D) |
|---|---|---|---|
| 자료 수집 | 김담당 | 완료 | 2026-10-16 |
| 초안 작성 | 이담당 | 진행 | 2026-10-19 |
| 최종 검토 | 박담당 | 대기 | 2026-10-21 |
| 자료 보관 | 김담당 | 대기 | 비워 두기 |
실제 셀 D5에는 “비워 두기”라는 글자를 쓰지 말고 빈칸으로 남겨 주세요. 날짜 열은 셀 서식을 날짜로 지정합니다. 설명을 덧붙이고 싶다면 날짜 셀에 “다음 주까지”라고 쓰는 대신 별도의 메모 열을 나중에 추가하는 편이 낫습니다.
1. 상태 목록을 별도 시트에 만듭니다
목록 시트의 A1에는 “상태”, A2에는 “대기”, A3에는 “진행”, A4에는 “완료”를 입력합니다. 중간에 빈 행을 넣거나 항목 끝에 공백을 붙이지 마세요. 이 세 단어가 앞으로 집계의 기준이 됩니다.
다른 시트의 원본을 안정적으로 연결하려면 범위에 이름을 붙여 두면 편합니다. 목록!A2:A4를 선택하고 수식 탭의 이름 정의에서 이름을 상태목록, 범위를 통합 문서로 지정합니다. 참조 대상이 다음과 같은지 확인합니다.
=목록!$A$2:$A$4이 수식은 목록 데이터가 있는 위치입니다. 업무 시트의 셀에 값을 입력하는 수식이 아닙니다. 이후 데이터 유효성 검사의 원본에는 범위 이름인 =상태목록을 사용합니다. 이름에 공백을 넣지 않아야 합니다.
2. C열을 드롭다운으로 연결합니다
업무 시트에서 C2:C101을 선택합니다. 100개 업무까지 입력할 수 있도록 미리 범위를 잡는 예제입니다. 데이터 → 데이터 유효성 검사로 이동해 제한 대상을 목록으로 설정하고, 원본에 다음을 입력합니다.
=상태목록드롭다운 표시 옵션이 켜져 있는지 확인합니다. 오류 메시지에서는 잘못된 데이터를 입력했을 때 경고를 표시하도록 켜고, 스타일을 중지로 선택합니다. 안내 문구는 “대기·진행·완료 중 하나를 선택하세요”처럼 짧게 쓰면 됩니다. Microsoft 드롭다운 목록 안내에 메뉴와 설정 방식이 설명돼 있습니다.
이 단계의 목적은 입력을 편하게 만드는 것에 그치지 않습니다. 같은 상태를 같은 단어로 적게 해야 완료 개수도 일관되게 계산할 수 있습니다. 기초 설정이 낯설다면 엑셀 드롭다운 목록 만들기 기본편을 먼저 보고 돌아와도 좋습니다.
3. 전체 업무·완료 업무·완료율을 계산합니다
업무 시트 G2에는 “전체 업무”, G3에는 “완료 업무”, G4에는 “완료율”을 적습니다. 결과가 표시될 H2:H4에는 각각 아래 수식을 입력합니다. A열에는 업무 이름을 텍스트로 적는다는 전제입니다.
H2 — 전체 업무 수
=COUNTIF($A$2:$A$101,"?*")물음표와 별표를 조합한 조건은 한 글자 이상의 텍스트가 있는 업무명을 셉니다. 비워 둔 행을 전체 업무 수에 포함하지 않기 위한 구성입니다. 공백만 입력한 셀도 텍스트로 잡힐 수 있으므로 사용하지 않는 행은 내용을 지워 두세요.
H3 — 업무명이 있고 상태가 완료인 행 수
=COUNTIFS($A$2:$A$101,"?*",$C$2:$C$101,"완료")H4 — 완료율
=IFERROR(H3/H2,0)H4의 표시 형식을 백분율로 바꾸면 예제 결과는 전체 4건, 완료 1건, 완료율 25%입니다. 업무가 하나도 없을 때는 0으로 표시됩니다. 상태만 “완료”로 적고 업무명을 비워 둔 행은 완료 개수에 포함하지 않도록 했습니다. COUNTIF의 조건 지정 방식과 COUNTIFS의 여러 조건 집계도 함께 참고하세요.
이 값은 업무의 개수 기준 완료율입니다. 10분짜리 작업과 3일짜리 작업도 각각 1건으로 계산합니다. 따라서 실제 투입 시간이나 프로젝트 전체 진척률과 같다고 보면 안 됩니다. 먼저 단순한 개수 관리가 필요한지부터 정하세요.
4. 마감일이 지난 미완료 업무에 색을 표시합니다
업무 시트의 A2:D101을 선택하고 홈 → 조건부 서식 → 새 규칙에서 수식을 사용하는 규칙을 선택합니다. 선택 범위의 첫 행이 2행인 상태에서 다음 수식을 입력하고 연한 주황색 채우기 등을 지정합니다.
=AND($A2<>"",ISNUMBER($D2),$D2<TODAY(),$C2<>"완료")이 규칙은 업무명이 있고, D열에 실제 날짜 값이 있으며, 마감일이 오늘보다 이전이고, 상태가 완료가 아닐 때 적용됩니다. 오늘이 마감인 업무는 제외합니다. 오늘 마감까지 표시하려면 $D2<TODAY() 부분을 $D2<=TODAY()로 바꾸세요.
달러 기호는 열만 고정하고 행 번호는 따라 움직이도록 둡니다. 적용 대상은 =$A$2:$D$101인지 확인하세요. 첫 행이 2행인데 수식이 $D3을 보고 있으면 한 줄씩 어긋나게 표시됩니다. 수식으로 표시 조건을 만드는 방식은 Microsoft 조건부 서식 안내에서 확인할 수 있습니다.
이 색 표시는 이메일이나 팝업을 보내는 알림 기능이 아닙니다. 통합 문서를 열고 계산된 결과를 보는 방식입니다. 날짜가 바뀌었는데 색이 그대로라면 수식 계산 설정과 D열이 날짜로 인식되는지 먼저 확인하세요.
5. 공유하기 전에 네 가지를 시험합니다
| 시험 | 해 보는 방법 | 기대 결과 |
|---|---|---|
| 목록 선택 | C3에서 진행 대신 완료 선택 | 완료 개수 2건, 완료율 50% |
| 직접 오입력 | C3에 진행중 입력 | 중지 오류 경고 표시 |
| 기한 초과 | C3을 진행으로 되돌리고 D3에 =TODAY()-1 입력 | 3행에 지정한 색 표시 |
| 완료 처리 | 기한 초과 상태에서 C3을 완료로 변경 | 3행의 기한 초과 색 해제 |
시험이 끝나면 C3은 진행, D3은 원래 예제 날짜로 복구합니다. D5처럼 빈 마감일에는 색이 생기지 않는지도 확인하세요. 업무명을 모두 비운 별도 연습 복사본에서는 완료율이 오류 없이 0%가 되는지 점검하면 좋습니다.
드롭다운이 있다고 모든 입력 경로가 차단되는 것은 아닙니다. 붙여넣기 방식에 따라 검사를 우회하거나 규칙이 바뀔 수 있으므로, 외부 자료를 붙여 넣은 뒤에는 상태 항목과 유효성 검사 범위를 다시 확인하세요. 데이터 유효성 검사는 보안 장치나 접근 권한 관리 기능이 아닙니다. Microsoft 데이터 유효성 검사 안내도 참고할 수 있습니다.
잘 안 될 때는 디자인보다 범위를 먼저 봅니다
| 증상 | 먼저 확인할 것 |
|---|---|
| 상태 화살표가 없음 | 선택한 셀에 유효성 검사가 있는지, 드롭다운 표시가 켜져 있는지 |
| 새 상태를 추가했는데 목록에 없음 | 상태목록의 참조 범위가 새 항목까지 포함하는지 |
| 완료율이 예상과 다름 | 완료 표기·공백·A열 업무명 누락·집계 범위 확인 |
| 날짜가 지났는데 색이 없음 | D열이 텍스트가 아닌 날짜인지, 적용 범위와 시작 행 확인 |
| 수식 입력을 거부함 | 따옴표·괄호·범위 확인. 지역 설정에서 구분자가 세미콜론이면 쉼표를 조정 |
이 예제의 집계·드롭다운·조건부 서식은 모두 101행까지입니다. 그 아래에 업무를 추가하면 자동으로 포함된다고 가정하지 마세요. 입력 범위, 두 집계 수식, 조건부 서식 적용 대상을 함께 늘려야 합니다. 상태 항목을 추가할 때도 이름 관리자에서 상태목록의 범위를 수정하고 다시 시험하세요.
관리 규칙은 기능보다 짧아야 오래 씁니다
팀에서 함께 쓴다면 완료의 의미를 한 문장으로 정해 두세요. 예를 들어 “초안 작성이 아니라 최종 검토까지 끝났을 때 완료로 변경한다”는 약속입니다. 누가 상태를 바꾸는지와 언제 점검하는지도 정하면 표를 해석하는 일이 쉬워집니다.
개인정보나 민감한 업무 내용을 불필요하게 적지 말고, 공유 위치와 편집 권한은 회사 기준을 따르세요. 셀 색과 드롭다운만으로 문서를 보호할 수는 없습니다. 수식이 있는 H열은 입력 영역과 눈에 띄게 구분해 덮어쓰는 실수도 줄여 보세요.
처음부터 거대한 대시보드를 만들 필요는 없습니다. 업무명은 한 행에 하나, 상태는 세 단어, 완료율은 같은 범위, 마감일은 실제 날짜. 이 네 가지만 지켜도 “표는 있는데 현황은 다시 물어봐야 하는” 상황을 줄이는 데 도움이 됩니다.
관련해서 비용 합계까지 관리하고 싶다면 엑셀 SUMIF·SUMIFS로 부서별·월별 합계 구하기로 확장할 수 있습니다. 이번 표의 완료율은 개수 기준, 해당 글의 합계는 금액 기준이라는 차이를 기억하세요.
※ 2026년 10월 17일 기준 Microsoft 공식 도움말을 참고해 구성한 자체 업무 예제입니다. 메뉴와 지원 범위는 Excel 버전에 따라 다를 수 있습니다. 본문의 그림은 AI로 제작한 설명용 이미지이며 셀 주소·수식은 본문 기준입니다.
